Néhány szó magunkról, a működésünkről

1. Tevékenységeinkre vonatkozó célok

Olyan informatikai szolgáltatásokat szeretnénk nyújtani kis-, közép- és nagyvállalatok számára, amelyek kapcsán mind projektjeink és feladataink megvalósítása, mind pedig az általunk üzemeltetett informatikai rendszerekre az alábbiak jellemzőek:

• költséghatékony,
• a megrendelő számára érthető és indokolt,
• transzparens és átlátható.

2. Külső kapcsolataink során megfogalmazott célok

Becsületességre és átláthatóságra törekszünk. Potenciális ügyfeleink és megrendelőink bizalmát szeretnénk kiépíteni, megőrizni és növelni. Emiatt jelöltük magunkra vonatkozóan az alábbi célokat.

3. Magunkra vonatkozó elvárások

Nyitottság és átláthatóság

A megbízhatóság garanciájának a nyilvánosságot gondoljuk: átlátható működés, folyamatos betekintési lehetőség az érdekelt felek számára, az általuk adott feladatokkal kapcsolatos információk, ráfordítások, költségek kapcsán. Ezeket a feltételeket jogi oldalról szerződésben biztosítjuk, technikailag pedig a céges rendszerünkbe való betekintési lehetőséggel, amely automatikusan adott minden ügyfelünk számára.

Rendezettség: tiszta és publikus szabályok

Folyamataink szabályozása nyilvános. Ez minden fél számára tiszta és átlátható helyzetet teremt: akiknek segítünk (ügyfeleink), és akik segítségével segítünk (beszállítóink, partnereink, munkatársaink).

Folyamatos fejlődés (tanuló szervezet)

Rendszeres önkorrekció: ügyfeleink, kollégáink és partnereink visszajelzései és saját tapasztalataink alapján rendszeresen felülvizsgáljuk működésünket. Új területeket vonunk be tevékenységeink fókuszába, módosítunk az üzleti modelleken, személyi konzekvenciákat vonunk le, stb.

Teljesítmény mérés

Hatékonyságról csak mért eredmények alapján lehet beszélni, ezért sokrétűen mérjük a teljesítményt. Az informatikai szolgáltatások többféle mérőszámmal jellemezhetőek:

• Teljes birtoklási költség (TCO, total cost of ownership): a megbízó azon költségei, amely az informatikai infrastruktúrával kapcsolatosan felmerülnek: hardver és szoftver kezdeti költségei, értékcsökkenés, fenntartási és támogatási szolgáltatások, tréningek. Ezen mérőszám elsősorban a megrendelőink számára érdekes, a szolgáltatás végső hatékonyságát mutatja. Csak igény esetén számoljuk ki.
• Szolgáltatási szint mutatók, leggyakrabban: rendelkezésre állási ráta. Az alacsony költségek kontra magas minőség kérdéskör optimális megválaszolásához fontos előfeltétel a minőség meghatározása egy rendszer esetén. Informatikai üzemeltetésnél ennek egy igen egyszerű mérőszáma van: egy időszakban a hibátlan működés időaránya a teljes időszakhoz képest. Minél magasabb egy eszköz rendelkezésre állási hányadosa, annál alacsonyabb költségeket okoz az időkiesés (elmaradt haszon, munkaeszköz nélkül eltöltött idő munkabére, stb.) Csak igény esetén számoljuk ki.
• Személyes teljesítmény: az informatikai szolgáltatások területén nem egyszerű az emberi teljesítmény mérése. Esetenként a méréshez szükséges dokumentációs igény igen sok túlmunkával jár, amely a munkatársak hatékonyságérzetét csökkenti, és önmagában is rontja a szolgáltatás hatékonyságát az effektív munkára fordítható idő csökkenésével. Ezért a DOCCA folyamatosan fejleszti azon eszközeit, amely a teljesítmény mérést a lehető legkisebb extra ráfordítással teszi lehetővé.

4. Titoktartás, bizalmas adatok

Az ügyfeleink, munkatársaink, természetes személyek és szervezetek adatai az informatika munkaanyagai. A DOCCA-ban ezért a titoktartási kötelezettség a munkaszerződés része, a magyar törvények által lehetővé tett maximális szinten.

5. Kapcsolat a meglévő és leendő ügyfeleinknél dolgozó döntéshozókkal

A címben említett döntéshozók (nem tulajdonosok) befolyással vannak a DOCCA bevételeire, így összeférhetetlen bármilyen ajándék, extra kedvezmény vagy egyéb juttatás feléjük. Olyan esetekben, amikor kedvezményes szolgáltatásban részesülne egy ilyen személy (pl. otthoni számítógép javítása) a DOCCA a teljes összeget kedvezmény nélkül számlázza ki és a kedvezményt adományként továbbadja. A teljes folyamat az adomány igazolásig bezárólag nyilvános.

6. Beszerzési függetlenség, viszonteladói kapcsolat

Ügyfeleink számára történő beszerzések során az ügyfél érdeke az első. Ennek érdekében:

• A DOCCA kötelezően a tényleges beszerzési árral (jutalékokkal és visszatérítésekkel csökkentett ár) és megegyezés szerinti árréssel értékesít.
• A beszállítók promócióiban a DOCCA érdekkörében dolgozók nem vehetnek részt, ajándékok nem kerülhetnek egyes munkatársakhoz, így nem alakulhat ki olyan helyzet, hogy a személyes kedvezményeknek köszönhetően a DOCCA munkatárs egy bizonyos beszállítót preferál.
• A DOCCA nem köt kizárólagos beszerzési szerződést egy beszállítóval sem.

7. Társadalmi kapcsolatok: adózás, adakozás és a társadalmat érintő kérdésekben való részvétel

Törekszünk arra, hogy kifogástalanul teljesítsük az adózásra vonatkozó jogszabályokban előírt elvárásokat. Úgy gondoljuk, hogy amennyiben a lehetőségeink adottak, további aktivitást is érdemes kifejtenünk a környezetünk otthonosabbá tétele érdekében. Ezért részben szervezetként, részben magánszemélyekként aktívak vagyunk szociális, szakmai, önkéntes és civil területeken.

8. Erősségeink és gyengeségeink

8.1 Erősségek

A munkatársak közössége

A DOCCA szövetsége attól jó, hogy jók az emberek, akik alkotják. Jó embereket keresünk és törekszünk a megtartásukra. Ezt az alábbi módszerekkel próbáljuk elérni:

Toborzás: egy felvételi szempont

Új tagok kiválasztásának folyamata kizárólag arra koncentrál, hogy véleményünk szerint az ügyfelek számára mennyire lesz kellemes és hatékony együtt dolgozni a leendő kollégával.

Ennek két része van:

• a szakterület ismerete, amely kapcsán érintkezik a munkatársunk és az ügyfél,
• a kommunikáció: verbális: élőszóban és írásban, nonverbális: hiteles megjelenés.

Hatékonyság, szervezettség

• Probléma: egy olyan csapat, amely azzal foglalkozik, hogy naponta több száz bejövő jelzésre reagál, hogyan őrizze meg az ügyfelek elégedettségét?
• Megoldás: minden kérésre emlékezni kell és össze kell tudni hangolni a kérések teljesítését. Ehhez olyan dokumentációs rendszerre van szükség, amely integrálja az összes intézkedést és kommunikációt, amely az ügyfél igényével kapcsolatban relevánsnak tekinthető. Integrált rendszert használunk, amely rendszerezi és keretbe foglalja az ügyfél- és ügykezelést (CRM), munkanyilvántartást, munkafolyamat kezelést (workflow) és a dokumentumkezelést.

8.2 Gyengeségek

Marketing, értékesítés

Ebben nem vagyunk profik, de igyekszünk.

Belső projektek

Az ügyfelek számára végzendő munkák gyakran olyan magas prioritást kapnak, hogy a belső megrendelések, fejlesztések gyakran elhúzódnak. Ezen változtatnunk kellene.